13 erros de fluxo de caixa que sua empresa não pode cometer

  • 13 erros de fluxo de caixa que sua empresa não pode cometer

    Tão importante quanto ter um negócio rentável, é saber gerenciar o fluxo de caixa. Alguns erros são bastante comuns na hora de estruturá-lo, e alguns empreendedores acabam fazendo escolhas equivocadas, seja por inexperiência ou desconhecimento na área financeira, comprometendo uma boa avaliação e, assim, seu correto gerenciamento.

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    1. Não controlar o fluxo de caixa

    Ter todo conhecimento na área do seu negócio não é o suficiente, se você não aliar ao financeiro.

    O crescimento de um negócio se viabiliza a partir daí, iniciando pelo fluxo de caixa, que nada mais é do que as entradas e saídas financeiras. Manter o controle disso permite que você saiba quanto sobra, de onde vem e para onde vai o seu dinheiro.

    Quando não é feito, a falta de perspectiva torna impossível evitar problemas antes que eles aconteçam porque, além de fazer parte da rotina, o controle do fluxo de caixa mostra muito sobre o futuro.

    Ou seja, é o básico para ter lucro. Assim como ajuda a agir antecipadamente de acordo com o que se consegue analisar, também instiga a planejar e investir melhor, gerando benefícios a curto, médio e longo prazo.

    2. Não atualizar o fluxo de caixa com periodicidade

    A correria do dia a dia faz com que muitos empreendedores deixem para atualizar seu fluxo uma vez por semana ou mensalmente. Contudo, os pagamentos e recebimentos são diários e, se você não conhece as informações com precisão, não poderá tomar qualquer tipo de decisão confiável.

    Não são raras as vezes que o dinheiro sai do caixa para comprar um material de expediente ou mesmo pagar uma dívida, mas nem sempre essas saídas são contabilizadas no lançamento mensal ou registradas instantaneamente.

    O acompanhamento diário é essencial para se ter um bom controle do fluxo de caixa, o que possibilita a você identificar problemas e riscos financeiros com antecedência e tomar providências em tempo hábil para evitar consequências graves.

    3. Não categorizar os lançamentos do caixa

    É fundamental registrar separadamente as entradas e saídas previstas, as que já foram efetivamente realizadas e, também, saber de onde elas vieram, para onde e quando foram.

    Além disso, fazer a distinção de itens como impostos, pró-labore e funcionários permite controle sobre cada centavo pago e recebido.

    Quando você tem conhecimento sobre em quais áreas os recursos estão sendo mais gastos, pode traçar estratégias para diminuir despesas desnecessárias. Da mesma forma que os recebimentos, categorizando as receitas é possível detectar onde estão as maiores rentabilidades e direcionar novos investimentos a essas áreas.

    4. Utilizar categorias genéricas

    Você já entendeu a importância de utilizar categorias no tópico anterior, então não seja genérico na hora de criar novas categorias.

    É normal ter alguns momentos de criatividade limitada ou preguiça, mas encontrar entradas e saídas categorizadas como “Outras entradas”, “Entradas diversas”, “Outras saídas” e “Saídas diversas” é o mesmo que nada. Valorize sua organização! Ela lhe salvará futuramente na prestação de contas e no seu planejamento orçamentário.

    5. Controlar via livro-caixa

    Muitos anos atrás, a melhor forma de controlar o fluxo era através de cadernos, chamados livro-caixa.

    Porém, ao registrar entradas e saídas com apenas papel e caneta, o fluxo de caixa acaba por ser somente um registro do passado e não desempenha sua utilidade principal, que é ajudar a entender o passado e, também, a previsão do futuro para tomar melhores decisões agora, no presente.

    Sem as informações necessárias, é impossível entender claramente como está a saúde financeira, onde investir ou cortar gastos. Por isso, ter suas finanças organizadas em um software, como o Flua, faz uma enorme diferença no dia a dia e na melhoria do seu negócio como um todo.

    Nele, você consegue utilizar os dados de maneira inteligente, gerando gráficos e relatórios detalhados das receitas e despesas, separados por período de tempo, setores ou de acordo com as suas necessidades.

    6. Contar com dinheiro que ainda não entrou

    Esta é outra situação muito comum de ocorrer nas empresas: contar com dinheiro que ainda não entrou em caixa.

    Por exemplo, uma venda parcelada em 5 vezes, com a primeira parcela a ser paga pelo cliente após 30 dias. Isso significa que uma parcela irá entrar somente daqui a 30 dias, e muitos empreendedores acabam gastando antes mesmo do dinheiro entrar, sem se dar conta que correm um grande risco de o cliente atrasar, uma despesa mais urgente surgir, os bancos entrarem em greve ou ocorrer outro imprevisto.

    O ideal é aguardar os recebimentos serem concretamente efetuados antes de realizar qualquer tipo de investimento ou gasto, para evitar que o caixa fique negativo. A dica aqui é: lance suas vendas de acordo com a forma de pagamento do cliente.

     

    7. Contas pessoais e contas da empresa

    Este talvez seja um dos erros mais comuns, cometidos principalmente por empreendedores iniciantes: confundir as contas pessoais com as contas da empresa.

    É preciso entender que o caixa da empresa não é sua conta bancária e que não está ali para fazer saques sempre que precisar. Tente estabelecer um valor fixo para o pró-labore e incluí-lo no planejamento mensal do fluxo de caixa, isso vai evitar que retiradas constantes possam causar perdas maiores.

    8. Ter inconsistência nas informações lançadas

    Nada adianta lançar um grande volume de informações no fluxo de caixa todos os dias, se esses dados não apresentam o detalhamento ideal.

    Por exemplo, indicar que no dia de hoje aconteceu “+ R$ 50 p/ banco” pode significar entrada de R$ 50 na venda de bancos, mas, ao término do mês, você ou seu colega pode entender algo como “pagar R$ 50 ao banco”.

    Com isso, é certo que você dedicará um bom tempo tentando se lembrar do significado da observação, fora a possibilidade de interpretá-la erroneamente sem sequer perceber.

    Mantenha, então, as informações claras e completas em todos os registros que forem feitos.

    9. Controlar via planilha

    Mesmo parecendo fácil, os processos em uma planilha são todos manuais. Você pode perder anotações, os dados podem ser alterados ou excluídos por acidente e tudo virar uma bagunça. Com o tempo, exige mais esforço, afeta sua produtividade e não garante o mesmo controle, principalmente diante de perda, acidente ou, até mesmo, roubo de dados.

    Já em um software, é possível automatizar muitos processos, diminuindo a chance de erros e, especialmente, decisões erradas. É confiável, prático e lhe entrega tempo para que os seus objetivos sejam alcançados dentro do planejado.

    10. Superestimar a previsão

    A estimativa de lucros elevados com base em suposições ou informações falsas acaba traindo a organização em seu propósito de crescimento, contribuindo para o fracasso.

    Errar no lançamento das informações, deixar lacunas no detalhamento diário e até as oscilações do faturamento, causadas pela sazonalidade das vendas, podem fazer com que qualquer empresa declare falência nos primeiros anos.

    É por isso que, quanto mais realistas forem as previsões, sobretudo, baseadas em projeções concisas, maior será a capacidade de acertar nos próximos passos e sua empresa seguir firme no mercado.

    11. Fazer compras ou investimentos por impulso

    Compras realizadas sem planejamento afetam tanto a empresa quanto a vida pessoal.

    Não importa qual tenha sido o gasto, seja investir num patrocínio sem antes analisar as condições, substituir equipamentos sem a análise do caixa ou comprar grandes encomendas em um mês desfavorável, só trará prejuízos ao caixa da empresa.

    Se o estoque não apresenta movimentação e o retorno não acontece em curto ou médio prazo, é fácil identificar que se trata de um gasto impulsivo, e poderá resultar em falta de dinheiro para outras necessidades.

    O ideal é aguardar a oportunidade certa para comprar em grandes quantidades, pesquisar preços mais acessíveis e investir somente quando houver certeza de que será possível cobrir os gastos.

    12. Não usar um software de gestão financeira

    Contar com anotações ou planilhas para organizar o fluxo de caixa faz com que você fique muito vulnerável a todos os erros e problemas que citei até aqui.

    Não é à toa que a maior parte das empresas já utiliza sistemas mais modernos, isto é, os softwares de gestão. É o melhor investimento que a sua empresa também pode fazer no intuito de reduzir — ou eliminar — erros de fluxo de caixa.

    O Flua viabiliza, de forma automatizada e muito mais dinâmica, a gestão dos pagamentos e recebimentos, o registro de informação dos clientes e o monitoramento e controle do fluxo financeiro.

    Otimiza os processos, proporciona segurança e confiabilidade às informações, além de tornar as rotinas empresariais mais simples, oferecendo tranquilidade para que você possa se concentrar em outras demandas.

    13. Não conhecer os conceitos básicos sobre Fluxo de Caixa

    Devido à importância desse assunto, escrevi um artigo super completo, explicando todos os detalhes que você precisa saber para ter controle total sobre o fluxo de caixa.

    (Fonte: Jornal Contábil)