Em termos simples e objetivos, se sua empresa não guarda um documento contábil, corre grandes riscos de ter que pagar por uma conta novamente. Quando se tratam de documentos fiscais, caso não tenha como comprovar para o Fisco que a conta já foi paga, além de pagar novamente, será acrescido uma multa de 20% do valor referente aos juros da taxa Selic.
Além disso, não guardar documentos relacionados à comprovação de que as obrigações legais com funcionários foram cumpridas, podem implicar em sérios processos trabalhistas.
3 anos
- Ficha de acidentes de trabalho;
- CAGED;
- CIPA – Folhas de votação.
5 anos
- Relatórios de acidente de trabalho;
- DIRF;
- Contribuição Sindical;
- Comunicação de Dispensa de Empregado;
- CIPA.
10 anos
- Convênio Salário Educação;
- RAIS;
- Atestado médico de gestante;
- Ficha de salário maternidade.
20 anos
- PPRA.
30 anos
- Documentação relacionada ao FGTS de funcionários.
Tempo indeterminado
- Folha de pagamento dos empregados;
- Livro de registro dos empregados;
- Livros de inspeção do trabalho.
Documentos contábeis e o tempo para guardar
5 anos
- Declaração de Ajuste Anual – IRPF e deduções;
- Guia de Informação e Apuração ICMS (GIA);
- Declarações DIPJ, DCTF;
- DACONDeclaração do Imposto Retido na Fonte (DIRF);
- Declaração Anual do Simples Nacional (DASN);
- Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Prestação de Serviços (ICMS);
- Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL);
- Livros fiscais;
- Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (COFINS);
- Programa de Integração Social (PIS);
- Notas fiscais e recibos;
- Imposto de Renda.
Quais os riscos que minha empresa corre se perder ou não armazenar os documentos?
- Não poderá vender equipamentos que não usa mais por não ter comprovação fiscal dos bens para entregar ao comprador;
- Pode sofrer cobranças indevidas por parte de fornecedores de serviços como água, luz, telefone, etc;
- Perde o direito à garantia de produtos e equipamentos que foram obtidos ou vendidos pelo estabelecimento;
- Pode sofrer cobranças indevidas por contas que já foram pagas, como aluguel, impostos, imposto de renda, entre outras;
- Em casos de documentos relacionados aos cumprimentos legais trabalhistas, os responsáveis legais pela empresa podem ser processados e ter que pagar todos os direitos do funcionário novamente com acréscimos e multas, além de arcar com danos morais e outros agravantes.
Como fazer o armazenamento de documentos fiscais de forma segura?
Considerando que uma empresa pode gerar literalmente pilhas de documentos por dia, guardar papéis impressos em locais físicos é uma opção totalmente inviável e que não oferece segurança.
Esse tipo de material possui tempo de vida útil e pode sofrer avarias que o invalidem com o decorrer do tempo, principalmente se considerarmos que alguns documentos precisam ser guardados por 30 anos.
(Fonte: Jornal Contábil)
