A nota fiscal deixou de ser um simples pedaço de papel que recebemos quando uma compra é realizada ou para saber o quanto de imposto está atrelado àquele produto. Com o nascimento da Nota Fiscal eletrônica (NFe), o documento é emitido e armazenado digitalmente com o intuito de oficializar as operações de circulação de mercadorias ou prestação de serviços, no caso das Notas Fiscais de Serviço eletrônicas (NFSes).
Fazer a gestão correta das NFes é muito importante, já que esse documento fornece informações fundamentais para tomadas de decisões gerenciais mais inteligentes, informações essas que, muitas vezes, só seriam conseguidas por meio de extensos trabalhos feitos por consultorias.
Para o diretor de marketing, Vitor de Araujo, as empresas têm demonstrado interesse na gestão correta dos arquivos. Porém normalmente são processos manuais, o que ainda abre espaço para erros. A solução seria investir em sistemas automatizados e aproveitar a possibilidade de conectar-se com os sistemas das secretarias da Fazenda estaduais.
Segundo a legislação brasileira, a nota fiscal deve ser armazenada por 5 anos, que é o momento em que a dívida prescreve, e empresas e governo já não podem cobrar dívidas atrasadas. Para não correr o risco de algum documento importante se perder em inúmeras pastas e/ou arquivos, é importante que sua empresa armazene todas as notas em uma plataforma eficiente e tecnologicamente funcional, que lhe dê acesso rápido às suas notas. Isso reduz a dependência dos e-mails para receber seus XMLs e para trabalhar com mais agilidade na sua empresa.
Um dos principais cuidados é verificar a validade jurídica dos XMLs recebidos. Uma NFe possui dois “carimbos” de segurança, a Assinatura Digital, carimbada no momento da emissão e certifica a identidade do emissor da nota, e o Protocolo de Autorização, que garante que a emissão da nota foi autorizada junto à Secretaria da Fazenda (Sefaz). “Somente checando essas informações é que você consegue garantir que aquela nota é verdadeira. A principal função do Documento Auxiliar da NF-e (Danfe) é facilitar a consulta da validade da NFe e a existência de possíveis cartas de correção junto à Secretaria da Fazenda”, destaca Araujo.
(Fonte: Jornal do Comércio)
